Główna Kwatera ZHP przyjęła uchwałę w sprawie nowej Instrukcji tworzenia i działania gromady, drużyny, kręgu i klubu specjalnościowego. Zachęcamy do zapoznania się z jej treścią. Zapisy instrukcji zaczynają obowiązywać od 1 września 2019 roku.
Główną zmianą w stosunku do poprzedniej instrukcji są kwestie związane z RODO. W deklaracji członkowskiej/zgodzie na przynależność zostały ujęte wszystkie kwestie, w których potrzebne były odrębne klauzule i zgody. Dzięki temu rozwiązaniu nie będzie konieczne umieszczanie dodatkowych klauzul np. podczas zbierania zgłoszeń na kursy. Ten dokument sprawi, że tylko raz na całą obecność w ZHP, będą podpisywane dokumenty dotyczące ochrony danych osobowych.
Trudnością, która może się pojawić jest obszerność klauzul w deklaracji członkowskiej/zgodzie na przynależność. W związku z tym składanie deklaracji może odbywać się trzema drogami:
- tradycyjną drogą papierową (powinniśmy wówczas do każdego egzemplarza dołączyć kompletny wydruk klauzul),
- za pośrednictwem poczty harcerskiej na Office365 – przesyłamy rodzicowi/opiekunowi prawnemu dokument do wypełnienia, a on odsyła nam czytelny skan/zdjęcie z wypełnionymi danymi i zaznaczonymi polami wyboru (przy wizerunku ma prawo nie wyrazić zgody),
- za pośrednictwem formularza-aplikacji, która zostanie udostępniona do końca sierpnia w Office365.
Deklaracje/zgody mogą być przechowywane przez hufce elektronicznie z wykorzystaniem harcerskiego pakietu Office365, poza tymi zebranymi od rodziców w wersji papierowej.
Ponadto w instrukcji:
- Pojawiły się „kryteria jednostki specjalnościowej” (p. 59-62), określające, pod jakimi warunkami jednostki powinny być uznawane za specjalnościowe.
- Zmieniły się zasady organizowania biwaków (p. 170-178). Biwak jest teraz traktowany jak normalna forma pracy środowiska, jego przeprowadzenie nie wymaga osobnej zgody z hufca – wystarczy przekazać do hufca określony zestaw danych.
- W p. 30.1 zmienił się zapis dotyczący warunków mianowania drużynowego, zmiana ta ma tylko charakter intencyjny. Obecnie instrukcja mówi, że drużynowy co do zasady ma mieć 18 lat, choć mianowanie osoby młodszej jest możliwe w uzasadnionych przypadkach (jest to powielenie istniejącego już wcześniej zapisu dotyczącego stopnia instruktorskiego).
- Dopuszczono prowadzenie dokumentacji jednostki w formie elektronicznej, pod warunkiem zapewnienia jej trwałości (p. 68 i analogiczne w innych jednostkach.
- Zapisano, że drużynowy i ew. jego opiekun odpowiadają za bezpieczne przetwarzanie danych osobowych (p. 31.1.f, p. 34).
- Zapisano, że deklaracje członkowskie należy przechowywać w hufcu, nie w drużynie (p. 67.3).
